С 1 января 2018 года изменены Правила электронного документооборота

 

Постановлением Правительства РК от 12 октября 2017 года № 640 были внесены изменения в Правила электронного документооборота, утвержденные постановлением Правительства РК от 17 апреля 2004 года № 430, которые введены в действие с 1 января 2018 года. Напомним, данные Правила определяют порядок электронного документооборота физических или юридических лиц, государственных органов или должностных лиц.

В частности, было уточнено понятие «электронной копии документа», которое определено теперь следующим образом: «электронная копия документа - документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме». То есть исключено требование, чтобы документ был удостоверен электронной цифровой подписью заявителя или лица, обладающего полномочиями на удостоверение данного документа, либо уполномоченного работника центра обслуживания населения, на основании письменного согласия получателя государственной услуги, данного в момент его личного присутствия.

Также исключено из Правил требование, что при создании проекта электронного документа все вложения одинакового формата объединяются в один электронный файл того же формата, который удостоверяется электронной цифровой подписью лица, обладающего полномочиями на заверение данного документа.

Кроме того, исключено требование, что при поступлении бумажного документа, который уже зарегистрирован в формате электронного документа и находится в обработке, сотрудником подразделения документационного обеспечения на бумажном документе должен проставляться штамп о регистрации с указанием регистрационного номера и даты с нанесением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи и обработки соответствующего ему электронного варианта, а также в ранее созданной электронной регистрационной карточке данного документа производить отметку о наличии бумажного документа.

Согласно Правилам, сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов теперь устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.

Хранение электронных документов должно быть обеспечено в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.