Утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота
Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее - Правила), которые вводятся в действие с 7 декабря 2018 года.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
Правилами определены:
1) порядок документирования и требования к оформлению документов;
2) порядок оформления реквизитов документа;
3) подготовка и оформление приказов;
4) порядок подготовки и оформления протокола;
5) порядок подготовки и оформления акта;
6) порядок подготовки и оформления справки;
7) порядок подготовки и оформления письма;
8) порядок обработки входящих документов;
9) порядок обработки исходящих документов;
10) порядок прохождения внутренних документов;
11) порядок регистрации документов;
12) порядок использования электронной цифровой подписи;
13) обеспечение информационной безопасности системы электронного документооборота;
14) порядок контроля исполнения документов;
15) порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков;
16) порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел;
17) порядок оформления номенклатуры дел;
20) порядок оперативного хранения документов;
21) порядок передачи дел в архив организации.
Вместе с тем, Правилами определен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
