Так, говорится, что обеспечение сохранности документов является одним из основных задач государственных архивов. Сохранность документов напрямую взаимосвязана с состоянием материально-технической базы, которая не у всех архивов одинаковая.
Современная материально-техническая база большинства архивов морально и физически устарела и не отвечает современным стандартам и требованиям. В некоторых государственных районных архивах до сих пор используется печное отопление.
Анализ ситуации показал, что в связи с цифровизацией и формированием электронных документов на сегодня имеются факты безвозвратной утраты документов как Национального архивного фонда, так и по личному составу.
"К примеру, при научно-технической экспертизе ценности документов выявлены факты утери документов в 6-ти центральных государственных органах и их структурных подразделениях, имеющих статус юридического лица в количестве свыше 1 100 дел", - говорится в документе.
Вместе с тем в Минкультуры отмечают, что произошедшие в этой сфере перемены в значительной степени связаны с возрастающим применением информационных технологий, цифровой трансформации отраслей экономики, социальной сферы, формирования архивов электронных документов. Что в свою очередь требует совершенствование законодательства.
С учетом этих факторов и в целях совершенствования законодательства в области архивного дела разработан проект закона "О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам архивного дела", который предусматривает:
1. Расширение сферы действия закона, регулирующего общественные отношения в области формирования, хранения и использования не только документов Национального архивного фонда РК (т.е. документов подлежащих постоянному, вечному хранению), но и других архивных документов, в том числе по личному составу (с временными сроками хранения). Документы по личному составу обеспечивают защиту социальных прав и законных интересов граждан.
2. Расширение и уточнение понятийного аппарата на 9 терминов:
- источник комплектования архива;
- электронный архивный документ;
- депозитарное хранение архивных документов;
- обеспечение сохранности документов;
- документы по личному составу;
- постоянное хранение документов НАФ;
- временное хранение архивных документов;
- временное хранение документов НАФ;
- обязательный экземпляр аудиовизуальных документов.
3. Расширение состава Национального архивного фонда.
Так, дополнено, что в состав Национального архивного фонда входят архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.
Также дополнены разновидности документов:
- опытно-конструкторская, градостроительная документация;
- рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары;
- копии архивных документов на правах подлинников.
4. Детализация порядка отнесения документов к составу НАФ, их хранения, прав собственности на архивные документы в том числе. при реорганизации либо ликвидации юридических лиц, а также передачи на государственное хранение в упорядоченном виде.
Так, в пункт 2 статьи 11 закона в части перечня архивов, имеющих право хранения документов НАФ, включены районные архивы, в пункт 4 статьи 11 – по обязательству хранения и использованию НАФ – государственные архивы областей, городов и районов.
Новая редакция статьи 13 предусматривает передачу ведомственными архивами документов в упорядоченном виде на постоянное хранение в государственные архивы.
5. В Республике Казахстан хранение и использование документов Национального архивного фонда и по личному составу, в том числе содержащих многоаспектную информацию о трудовой деятельности, здоровье, официальных заслугах граждан и так далее, необходимую для реализации их законных интересов и прав, осуществляют архивы.
Эта документация, еще длительное время будет востребована в повседневной жизни человека, определяя его гражданский статус, правовую защиту и социальное обеспечение. Поэтому сохранение таких документов, в том числе при ликвидации организаций, должно быть предметом защиты со стороны государства.
Также отмечается, что в последние годы увеличилось количество обращений юридических и физических лиц о невозможности подтверждения сведений о наличии движимого и недвижимого имущества, трудовой деятельности, размера заработной платы и других необходимых документов, обеспечивающих конституционные права граждан.
В связи с чем закон дополнен пунктом, предусматривающим обязанность по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу юридическими лицами и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
6. Для сохранения историко-культурного наследия в части аудиовизуальных документов и полноценного комплектования НАФ документами, фиксирующими события и факты истории независимого Казахстана предусматривается сдача обязательного экземпляра аудиовизуальных документов юридическими лицами, участвующие в создании, публикации (производстве), трансляции и распространении аудиовизуальной документации.
7. В условиях цифровой трансформации в современном мире основной задачей является обеспечение защиты персональных данных и сведений, содержащие тайну личной жизни граждан.
В Национальном архивном фонде и документах по личному составу хранятся сведения касающиеся интересов третьих лиц, в том числе документы о наличии движимого и недвижимого имущества, сведения, содержащие персональные данные, финансовые и другие.
Так, в пункте 4 статьи 15 Закона предусмотрен порядок доступа к архивным документам и выдача сведений при обращении третьих лиц.
Также предусмотрено исключение подпункта закона "О персональных данных и их защите", который ранее предусматривал нераспространение данного закона на отношения, возникающие при формировании, хранении и использовании документов НАФ РК и других архивных документов, содержащих персональные данные. Исключение данного пункта позволит архивам обеспечить защиту сведений персональных данных граждан, имеющихся в архивных фондах.
8. Для обеспечения сохранности документов, в том числе электронных в республике внедрена информационная система "Единый электронный архив документов", автоматизирующий основные процессы деятельности ведомственных и государственных архивов, в том числе передачу электронных документов на государственное хранение.
В связи с чем, внесены поправки в статью 15-1 Закона, регламентирующие перевод архивных документов в электронную форму. Если ранее нормой закона была предусмотрена обязанность ведомственных архивов по переводу архивных документов, необходимых для оказания государственных услуг, в электронную форму на постоянной основе, то новая редакция обязывает перевод документов Национального архивного фонда и по личному составу в электронную форму на постоянной основе ведомственными архивами государственных и негосударственных организаций с целью дальнейшей их передачи в государственные архивы.
Кроме того, согласно новой редакции пункта 3 данной статьи "доступ к архивным документам, переведенным в электронную форму, является открытым для всех пользователей документов НАФ".
9. Расширены компетенции уполномоченного и местного исполнительных органов.
Так, пункт 2 статьи 18 Закона в части государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом дополнен компетенциями по внесению предложений правительству РК присвоения статуса "Национальный" государственным архивам, утверждения методики расчетов исчисление цен и прейскуранта цен по платным видам деятельности по реализации товаров (работ, услуг), норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, а также положения Научно-методического совета по рассмотрению вопросов в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления,
Обеспечение сохранности архивных документов Национального архивного фонда РК для последующих поколений напрямую связано с состоянием материально-технической базы архивных учреждений.
При этом выделение трансфертов из республиканского бюджета на строительство объектов архивов не предусматривается в связи с отсутствием соответствующей нормы в законодательстве.
Вместе с тем в законе вводится норма по компетенции:
- уполномоченного органа в части возможности осуществлять финансирование на строительство, реконструкцию и ремонт зданий государственных архивов;
- местного исполнительного органа – выступать заказчиком по строительству, реконструкции и ремонту зданий государственных архивов.
10. Ежегодно государственными архивами оказываются порядка 350-400 тыс. социально-правовых запросов. Большинство из них касается информации о трудовой деятельности, здоровье, официальных заслугах граждан и т.д., которая содержится в документах по личному составу.
Вместе с тем, на 1 января 2022 года на запросы социально-правового характера даны свыше 36% отрицательных ответов. Прежде всего, это связано с тем, что существенная часть юридических лиц при ликвидации не обеспечивает передачу на государственное хранение документов Национального архивного фонда и по личному составу.
В связи с чем предусмотрено введение нормы в закон "О реабилитации и банкротстве", обязывающей организацию упорядочения (научно-техническая обработка) архивных документов банкротируемого предприятия и передачу их в соответствующий архив банкротным управляющим.
11. В Закон "О государственных закупках" вносится норма, предоставляющая государственным архивам проводить упорядочивание архивных документов для физических и юридических лиц на платной основе путем прямого заключения договора из одного источника, что обеспечит сохранность и качественный состав НАФ.
12. Также в законопроекте предусмотрены нормы по внесению изменений и дополнений в Трудовой кодекс, закон "О государственном регулировании развития агропромышленного комплекса и сельских территорий", а также в постановление правительства "О системе оплаты труда гражданских служащих, работников организаций, содержащихся за счет средств государственного бюджета, работников казенных предприятий" в части включения работников архивов в перечень категорий, которым предусмотрена оплата надбавки в размере 25% за работу в сельской местности по решению местных представительных органов.
Эта норма связана с тем, что сейчас работники районных государственных архивов не получают выплату надбавок за работу в сельской местности в размере 25% от должностного оклада. Это в свою очередь вызывает социальное напряжение среди сотрудников районных государственных архивов.
Консультативный документ размещен на сайте Открытые НПА для публичного обсуждения до 26 декабря.
