Правилами установлено, что при поступлении кандидата на службу (правоохранительную и воинскую) в органы гражданской защиты (ОГЗ) кадровой службой формируется личное дело, к которому приобщаются все материалы изучения и в дальнейшем сведения о служебной деятельности и стаже правоохранительной и воинской службы.
В личном деле отражаются прежняя трудовая деятельность, прохождение службы в Вооруженных силах, других войсках и воинских формирований РК, специальных государственных и правоохранительных органах, государственной службе, данные биографического и социального характера, результаты изучения кандидата, специальной проверки, материалы перемещения по службе и другие сведения.
При этом сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к государственным секретам или для служебного пользования.
Личные дела оформляются и ведутся, в том числе в электронном формате, на всех сотрудников и военнослужащих, которым присвоены специальные или воинские звания.
Личное дело состоит из пяти частей:
в первой части хранятся:
- послужной список;
- заключение комиссии по определению стажа службы;
во второй части хранятся:
- аттестационные листы;
- служебные характеристики в период службы;
- представления к присвоению (понижению, восстановлению) специального (воинского) звания;
- решение о задержке представления к установлению очередного специального звания;
- представления по перемещению по службе;
- представления к увольнению;
- наградные листы, представления о поощрении (награждении);
- материалы конкурсной комиссии или материалы первоначальной профессиональной подготовки (результаты тестирования на знание государственного языка, законодательства РК и личностные компетенции, сдачи нормативов по физической подготовке, результаты полиграфологического исследования, выписка из протокола заседания конкурсной комиссии, приемной комиссии, сертификаты о завершении первоначальной профессиональной подготовки);
- копии сертификатов (об окончании курсов первоначальной подготовки, переподготовки, повышения квалификации, а также языковых, образовательных и других курсов, оплачиваемых за счет бюджета ОГЗ);
- -контракт о прохождении воинской службы;
в третьей части хранятся:
- заявление о приеме в ОГЗ;
- автобиографии (написанная собственноручно и в отпечатанном виде, заверенная подписью сотрудника (работника) кадровой службы);
- личный листок по учету кадров (с фотокарточкой, заверенной печатью кадровой службы);
- заключение о приеме в ОГЗ;
- характеристики (служебные, учебные и другие), представляемые до поступления на службу (учебу);
- справка центральной (окружной) военно-врачебной комиссии;
- подписка;
- обязательство;
- обязательства по соблюдению Этического кодекса сотрудников правоохранительных органов, органов гражданской защиты и государственной фельдъегерской службы РК, а также Этического кодекса государственных служащих РК;
- подписанный бланк с текстом Присяги;
- договор (контракт) о допуске к государственным секретам;
в четвертой части (отдельная папка) – "Архивные материалы" – хранятся:
- устаревшие автобиографии и анкеты;
- рапорты сотрудника или военнослужащего;
- заключения и материалы служебных проверок и расследований;
- устаревшие справки Центральной (окружной) военно-врачебной комиссии, справки о состоянии здоровья, о ранениях и контузиях;
- ходатайство и рапорт о продлении срока службы;
- рекомендации при перемещении по службе;
- информация подразделения по личному составу;
- уведомление об освобождении (увольнении);
- устаревшие результаты тестирования, сдачи нормативов по физической подготовке;
- другие документы личного дела, находящиеся в неактуальном состоянии;
пятая часть (отдельная папка) – "Материалы изучения и специальной проверки" – формируется из материалов специальной проверки кандидатов на службу в органы гражданской защиты, материалов дополнительной проверки сотрудника и военнослужащего, осуществляемой в период его службы. В данной части хранятся материалы изучения кандидата:
- заявление о согласии на изучение и проверку персональных данных;
- план проведения проверки;
- требования о наличии или отсутствии судимости;
- результаты специальной проверки;
- справки, отзывы по результатам проверки по месту жительства кандидата;
- справки-рекомендации от участкового инспектора полиции по месту жительства;
- материалы по дополнительной проверке;
- заключение по специальной проверке.
На оборотной стороне титульной обложки личного дела прикрепляется цветная фотокарточка (анфас, бюст) сотрудника (военнослужащего) в установленной повседневной форме одежды (китель с установленными знаками различий), без головного убора. На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество (при его наличии) сотрудника (военнослужащего), которые заверяются подписью сотрудника (работника) кадровой службы или непосредственного руководителя и заверяется оттиском печати кадровой службы.
На второй внутренней стороне обложки располагается приклеенный конверт размером 200х280 миллиметров, клапан вверху. В конверте хранятся следующие документы:
- копия удостоверения личности, заверенная сотрудником (работником) кадровой службы;
- копии документов о высшем образовании, заверенные нотариально;
- копии документов о семейном положении, рождении детей, заверенные сотрудником (работником) (кадровой службы);
- трудовая книжка;
- документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
- копии справок о сдаче декларации о доходах и имуществе, в том числе, на супругу (га) (за последние пять лет).
На внешнюю сторону конверта прикрепляется опись документов, находящихся в конверте личного дела.
Учет и хранение личных дел сотрудников (военнослужащих) организуется кадровыми службами. Личные дела подлежат регистрации и сдаче в хранилище кадровой службы не позднее 15 календарных дней после издания приказа о назначении на должность.
Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется акт наличия личных дел в произвольной форме, в котором указывается количество дел на период проверки.
Помимо этого, всем лицам высшего, старшего и среднего начальствующего (высшего офицерского и офицерского) состава, состоящим на службе в ОГЗ, присваиваются личные номера, которые сохраняются за ними на все время их службы и состояния в запасе и никому другому не передаются.
Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа. Личный номер штампуется на металлическом жетоне.
"Личное дело выступает как информационная модель сотрудника и военнослужащего и используется в качестве учетного документа, содержащего точные и подробные биографические данные и сведения, характеризующие его деловые и личные качества, служебную и трудовую деятельность, а также в качестве хранилища документов, юридически подтверждающих эти сведения (характеристики, служебные аттестации, присяга, представления)", – говорится в документе.
Приказ вводится в действие с 1 марта 2025 года.